Para você não dizer que este é mais um daqueles posts que termina com um “depende do que você quer”, vou arriscar expor logo meu posicionamento: vilão.
Toda vez que alguém descobre o Notion pela primeira vez, a reação é quase sempre a mesma: encantamento. A interface limpa, os blocos arrastáveis, as databases, os templates prontos para tudo… parece que finalmente chegou a ferramenta que vai resolver a vida. Tantas aplicações, tantas ideias de aplicação, um novo mundo de possibilidades… e então começa o problema.
Horas depois, o usuário está criando views relacionadas, ajustando propriedades de colunas, escolhendo entre 40 tipos de blocos e personalizando um sistema que, no fundo, ainda não capturou nenhuma tarefa real. O Notion seduziu, mas não entregou.
Eu sei. Existem milhões de fãs apaixonados pelo Notion e quero dizer que respeito todos eles, assim como respeito a ferramenta em si e sua qualidade. Sei também que ele tem sido o norte de produtividade para muitas pessoas, e acho isso sensacional.
Mas a minha crítica aqui é: tenho estudado a produtividade de maneira consciente há vários anos e já testei centenas de apps e ferramentas. Para pessoas dispersas (como eu) ou que estão em busca de algo que as ajude de maneira prática e simples, o Notion não é a melhor opção. A seguir, explico o porquê.
A armadilha da ferramenta infinita
O Notion nasceu com uma proposta audaciosa: ser um único lugar para notas, tarefas, wikis, projetos, bases de dados e documentos. No papel, faz sentido. Na prática, transformou-se naquilo que os desenvolvedores queriam evitar: complexidade.
O problema de fazer tudo é não fazer nada excepcionalmente bem. O Notion é um gerenciador de tarefas mediano, um editor de notas razoável e um banco de dados funcional, mas limitado. Ele compete simultaneamente com Todoist, Obsidian, Airtable e Confluence, sem superar nenhum deles no que cada um faz de melhor.
Eu já disse isso aqui sobre outra ferramenta há quatro anos, lembra?
Por que eu não uso mais o Evernote
Derson Lopes13/03/2022 • 10:30Por anos, o Evernote foi o app de notas mais popular do mundo, até que começou a querer ser mais do que era. Adicionou tarefas, calendário, integração com Google Drive, scanner de documentos e foi ficando mais pesado, mais lento e menos confiável. O resultado foi a migração em massa para ferramentas focadas. O Notion foi o destino de muitos “evernoters”, mas parece estar repetindo o mesmo caminho.
Você não usa o Notion; você configura o Notion
Um dos sintomas mais claros do problema é o que poderia se chamar de “modo configuração permanente”. O usuário do Notion raramente está trabalhando dentro do app. Está organizando o app para, um dia, trabalhar dentro dele.
Existem comunidades inteiras, no YouTube e no Reddit, dedicadas a criar e compartilhar templates do Notion. Pessoas que passam horas assistindo a vídeos sobre como organizar o Notion para ser mais produtivo. O paradoxo é claro: a ferramenta de produtividade virou um hobby que consome o tempo que deveria economizar. É, inclusive, um negócio que movimenta centenas de milhares de dólares com a venda de modelos, sites e templates para a ferramenta.
Isso tem um nome no design de produto: over-engineering. Quando a flexibilidade de uma ferramenta supera a capacidade do usuário médio de aproveitá-la de forma eficiente, a ferramenta deixa de ser uma solução e vira um problema a ser administrado.
O peso da flexibilidade sem foco
A flexibilidade do Notion é, ao mesmo tempo, seu maior atrativo e sua maior fraqueza. Não há nada que ele force você a fazer de um jeito específico. Isso parece liberdade, mas gera um problema real: ausência de estrutura imposta significa que você precisa criar toda a estrutura por conta própria. E a maioria das pessoas não tem tempo, energia ou expertise para isso.
Apps focados funcionam exatamente porque tomam decisões por você. O Things 3, no iPhone, tem uma lógica clara de áreas, projetos e tarefas. O Bear tem hierarquia simples de notas com tags. O Linear tem um fluxo definido para gestão de projetos. Você aprende a ferramenta e começa a usá-la. Com o Notion, você nunca termina de aprender porque ele sempre tem mais um bloco, mais uma view, mais uma possibilidade para explorar.
Nessa busca por simplicidade, acabei adotando como ferramentas de produtividade pessoal o pacote mais simples possível: Lembretes (Reminder), Notas (Notes) e Finder.
Nem a inteligência artificial salvou
Não estou aqui falando da inteligência artificial embarcada no Notion, que por sinal é muito boa e útil dentro do contexto. Mas a IA para padronizar o Notion.
Depois de algumas tentativas frustradas de me adaptar à ferramenta, deixei-a de lado por anos, mas sempre com uma nota para mim: fazer uma imersão no Notion. Com o advento da IA, resolvi retomar e descobri uma lógica interessante: era possível explicar o que eu queria na página do Notion no Gemini (ou similar), pedir para ele gerar códigos py e rodar no Google Colab para ele criar tudo sozinho. Foi muito legal e rápido. A esperança renasceu.
Porém, o visual “quadrado”, algumas limitações de uso e compartilhamento e, o mais decisivo, a chegada de sistemas de coding/vibe coding como o Lovable, com capacidade de fazer rapidamente apps funcionais e bonitos, o Notion voltou para a gaveta de vez.
O veredito: vilão da complexidade desnecessária
Deixando claro: o Notion não é um mau produto; ao contrário, é uma ferramenta extraordinária. Para equipes que precisam de um wiki interno simples ou de documentação colaborativa leve, ele funciona bem. Para quem gosta de altos níveis de padronização e criar seu sistema personalizado de trabalho, ele é um verdadeiro parque de diversões. O problema é a narrativa que o cerca.
O Notion foi vendido e abraçado como o sistema definitivo de produtividade pessoal. Mas isso não funciona para a maioria das pessoas. É uma plataforma de blocos flexível que exige muito do usuário para entregar resultados que outras ferramentas específicas entregam com menos esforço e menos curva de aprendizado. A promessa é tão atraente e o status de usá-lo tão destacado que milhares de pessoas tentam se adaptar à força, julgando inclusive o bloqueio do uso pela sua falta de capacidade. Mas é preciso entender que nem tudo que muitos usam serve para você também — sua mãe já dizia: você não é todo mundo!
Se você passa mais tempo ajustando seu sistema no Notion do que executando o trabalho, o app virou o problema. Esse é o vilão: não pela intenção, mas pelo efeito.
Conclusão: a ferramenta certa é a que você realmente usa
Produtividade não é usar o sistema mais sofisticado: é adotar o sistema que você consegue manter com consistência. Se o Notion funciona para você, ótimo: continue nele e extraia o melhor que puder! Mas se você está passando mais tempo construindo workspaces do que trabalhando neles, talvez seja hora de reconsiderar.
A tendência do mercado aponta para ferramentas menores, mais focadas e cada vez mais inteligentes. A IA não está tornando os superapps mais poderosos. Está tornando os apps simples suficientemente poderosos para a maioria das necessidades.
Às vezes, fazer menos e fazer bem é a escolha mais produtiva que existe.