Uso o ecossistema da Apple como plataforma principal de trabalho há quase duas décadas. Como já escrevi aqui em outras ocasiões, passei pelo Evernote, pelo OmniFocus, pelo Things, pelo Notion e pelo Lembretes (Reminders).
Testei combinações, li livros sobre métodos GTD, PARA e Zettelkasten, montei sistemas, desmontei tudo e comecei novamente mais de uma vez… em algum momento, ficou claro para mim que o problema não era o app, era que nenhum deles havia sido pensado para o tipo de trabalho que eu faço.
Produtividade e GTD com os apps Lembretes, Notas e Finder
Derson Lopes27/03/2022 • 11:00Não estou dizendo que sejam ruins. Eu consigo ter uma visão muito boa das minhas atividades e dos avanços pelo sistema geral de produtividade que uso hoje, ancorando no próprio Lembretes. Mas tem algo que nenhum deles conseguiu capturar ainda.
Liderar uma equipe não é gerenciar uma lista de tarefas. É algo estruturalmente diferente, e os apps de produtividade, com raras exceções, ainda não perceberam isso.
O modelo mental por trás de todos os apps
Lembretes, Things, OmniFocus, Notion, Todoist… todos partem do mesmo pressuposto. Há uma pessoa, e essa pessoa tem coisas a fazer. Essas coisas precisam ser capturadas, organizadas e executadas. O sistema perfeito é aquele em que nada escapa e tudo tem seu lugar.
Esse modelo funciona muito bem para trabalho individual. Se você é um desenvolvedor, designer ou escritor, a lógica de capturar tarefas, definir projetos e revisar listas semanalmente faz todo sentido. Sua produtividade depende fundamentalmente do que você mesmo executa.
Mas quem lidera uma equipe não é medido pelo que executa. É medido pelo que a equipe entrega. E aí o modelo de lista de tarefas começa a mostrar suas limitações.
E antes que você corrija falando algo como:
Esse não é o propósito desses apps, para isso existem Ms Planner, Asana, Monday e tantos outros…
Permita-me dizer: minha crítica não é sobre a falta de apps para gerenciar projetos ou delegar tarefas. Estou falando de algo suficientemente integrado para tratar você como uma pessoa integral. Uma vida composta por diferentes esferas e não diferentes “vidas” (como pessoal, profissional, etc.).
O que liderança realmente exige de um app
Pense no fluxo real de um dia de trabalho para quem lidera. Uma conversa com um colaborador sobre um projeto que está travado. Uma decisão tomada em reunião que precisa ser registrada com contexto. O acompanhamento de alguém que está em desenvolvimento e cujo progresso você precisa monitorar ao longo de semanas. Um compromisso feito por você com a equipe que não pode ser esquecido.
Tim Cook: o Líder Nível 5 que consolidou a Apple
Derson Lopes26/04/2026 • 10:30Nada disso é uma tarefa. É contexto relacional. É o histórico de uma conversa. É a diferença entre saber que você tem uma reunião one-on-one na quinta e saber o que ficou pendente da última conversa, o que esse colaborador está enfrentando e o que você precisa perguntar.
Os apps de produtividade capturam o evento, as notas e as decisões. Não capturam o contexto. E para quem lidera, o contexto é quase tudo.
O quebra-galho
Na prática, o sistema que funciona melhor para mim, hoje, tenta misturar os três apps nativos da produtividade: Lembretes, Notas (Notes) e Calendário (Calendar). O Lembretes para as minhas próprias ações e compromissos; o Notas como repositório de contexto por pessoa e por projeto, com uma estrutura simples de anotações por colaborador atualizada a cada conversa relevante; e o Calendário como âncora temporal de tudo.
Não é elegante. Não é o sistema que eu gostaria de ter. Mas é funcional e, mais importante, é nativo. Tudo sincroniza via iCloud sem fricção entre iPhone, iPad e Mac — o que, para quem trabalha nos três dispositivos ao longo do dia, faz diferença real.
O Lembretes tem uma funcionalidade pouco explorada que ajuda bastante nesse contexto: as listas compartilhadas com lembretes atribuídos a pessoas específicas. Se você usa iPhone e a sua equipe também, é possível criar uma lista por projeto e atribuir cada item a um responsável. Simples, sem burocracia e completamente integrado ao ecossistema.
Mas aí está a grande limitação, a menos que TODOS estejam no ecossistema da Apple, se torna inútil para uma equipe.
O app que ainda não existe
O app ideal para líderes seria um bom gerenciador de projetos e tarefas, mas com uma camada de pessoas por cima. Uma experiência que, quando você abrisse o perfil de um colaborador, poderia ver as próximas reuniões, as pendências em aberto, o histórico de conversas relevantes, os últimos feedbacks trocados, etc.
Um modelo em que você pudesse atrelar o perfil das pessoas ao tipo de tarefa que precisa delegar, que lhe ajudasse a avaliar rapidamente o nível de expertise e aderência da sua equipe a um projeto, permitindo escolher a melhor combinação de pessoas. Não apenas com base em critérios quantitativos e técnicos, mas também sem depender de avaliações excessivamente abstratas ou subjetivas. Mas um pleno equilíbrio do grande desafio dos líderes: equilibrar gerenciamento com soft skills.
Nada disso é tecnicamente impossível. Alguns apps de terceiros tentam resolver isso, mas invariavelmente criam seu próprio ecossistema paralelo, com sincronização e notificações próprias, e uma curva de adoção que a maioria da equipe não vai percorrer. E o pior: cada um faz uma coisa diferente.
O que falta é a Apple decidir que liderança é um caso de uso que merece atenção nativa. Na verdade, como debatido aqui em outros contextos, a Apple precisa entender que as pessoas utilizam seus aparelhos não apenas para uso pessoal e integração com a família, mas especialmente para trabalho profissional.
Enquanto isso não acontece, o sistema continua sendo artesanal. E quem lidera equipes continua sendo o integrador manual que os apps deveriam ter substituído essa tarefa há muito tempo.